يجب ألّا يعرف المساعد الذكي أكثر مما تعرفه أنت
أسرع طريقة لخسارة الثقة في مساعد ذكي داخل الشركة أن يجيب موظفاً جديداً بفقرة من محضر اجتماع مجلس الإدارة.
وهذا يحدث بسهولة أكبر مما يُتوقّع. فالمساعد الذي يبحث في مستندات الشركة يعمل غالباً بحساب خدمة واحد يستطيع قراءة كل شيء تقريباً. وإن تحقّق من الصلاحيات أصلاً، فكثيراً ما يفعل ذلك بعد أن يكون قد جلب النص، فيخفيه من الإجابة النهائية فقط. لكن النص مرّ بالنموذج، وسؤال ذكي قد يُخرجه من جديد.
الصلاحيات تُطبَّق داخل البحث
حين نصمّم مساعداً لشركة، ننسخ صلاحيات كل مستند من النظام الذي يُحفظ فيه: مجلد الملفات المشتركة، أو مكتبة المستندات، أو صندوق البريد. وتنتقل هذه الصلاحيات مع المستند إلى فهرس البحث.
وحين يطرح أحدهم سؤالاً، لا يبحث المساعد إلا في المستندات التي يحق له فتحها. أما غيرها فلا يُجلب أصلاً، فلا يراه النموذج. ثم تذكر الإجابة المقاطع التي اعتمدت عليها، ويستطيع السائل فتح المستند الأصلي منها.
وحين تتغيّر الصلاحيات في النظام الأصلي أو يُحذف مستند، يصل التغيير إلى المساعد أيضاً. ونعطي سحب الصلاحيات أولوية على إضافة المحتوى الجديد.
المساعد يعمل بصلاحيات الشخص نفسه
القاعدة نفسها تنطبق حين يُنفّذ المساعد عملاً، مثل فتح طلب دعم أو تحديث سجل عميل. فهو يستخدم صلاحية قصيرة الأجل تخصّ الشخص الذي يعمل لأجله، وتغطي ذلك الإجراء وحده. ولا يستطيع أن يفعل أكثر مما يستطيعه ذلك الشخص في النظام مباشرة.
وهذا يحدّ أيضاً من ضرر المستندات التي تحمل تعليمات مخفية. فالنص الموجود داخل مستند أو رسالة بريد يُعامَل كمعلومة تُقرأ، ولا يستطيع أن يمنح المساعد أدوات جديدة أو صلاحيات أوسع. وما يتجاوز حدود المساعد يذهب إلى شخص مسمّى ليوافق عليه، كما شرحنا في مقال الطبقات الخمس.
المجموعات التي تضم عدة شركات
المجموعة التي تضم عدة شركات أمامها سؤال إضافي: هل يستطيع مساعد إحدى الشركات التابعة رؤية ملفات شركة أخرى؟ الإجابة الافتراضية لا. لكل شركة مساحتها ومسؤولوها وميزانيتها، والمشاركة بين الشركات قرار يتخذه الطرفان عمداً ويمكن التراجع عنه. وحين يشمل سؤال على مستوى المجموعة عدة شركات، تذكر الإجابة الشركات التي دخلت فيها والتي لم تدخل.
حين لا يحمل المصدر صلاحيات
بعض الأنظمة القديمة لا تسجّل من يحق له قراءة ماذا. في هذه الحالة نعامل المحتوى على أنه مقيّد إلى أن يقرر أحد المسؤولين من يراه. البداية أبطأ بهذه الطريقة، لكنها الافتراض الآمن الوحيد.
أسئلة اطرحها على أي مورّد
- هل تُطبَّق الصلاحيات قبل البحث، أم قبل عرض الإجابة فقط؟
- بهوية من يعمل المساعد حين يعدّل سجلاً؟
- كم يستغرق وصول سحب صلاحية إلى المساعد؟
- ماذا يحدث للمستندات التي لا يسجّل نظامها الأصلي أي صلاحيات؟
- في المجموعة، كيف تُحمى بيانات شركة من مساعد شركة أخرى؟